ISO 17100Servei de traducció amb revisió independent.
ISO 18587Postedició completa de traducció automàtica.Els documents de traducció poden contenir dades personals, informació mèdica, contractes, estratègia comercial, propietat intel·lectual, resultats financers o especificacions tècniques. La confidencialitat no es resol amb una frase genèrica. Cal limitar accessos, definir canals, identificar versions i adaptar el tractament al risc.
LinguaVox incorpora instruccions de confidencialitat a la gestió del projecte i pot formalitzar compromisos específics quan el client ho necessita. Les mesures concretes depenen del tipus de document, les obligacions aplicables, les eines, el termini i el flux acordat.
Accés limitat al projecte
Els arxius s’han de compartir només amb les persones que participen en la gestió, traducció, revisió o producció. No tots els membres d’una xarxa de professionals necessiten veure el contingut. L’assignació es fa segons la combinació, la matèria i les instruccions.
Quan hi ha diversos idiomes, cada equip rep els materials necessaris. Si una memòria o glossari conté informació sensible d’un client, no s’ha de reutilitzar en projectes aliens. La separació de recursos forma part del control terminològic i documental.
Acords de confidencialitat
Es poden signar acords de confidencialitat entre el client i LinguaVox i, quan el projecte ho requereix, traslladar obligacions als professionals assignats. L’acord ha de ser coherent amb el servei, els terminis, les jurisdiccions i la informació realment compartida.
Un NDA no substitueix els controls de procés. També cal saber quins documents són sensibles, qui pot autoritzar consultes i què s’ha de fer amb versions, còpies o materials de referència després del lliurament.
Transferència i recepció d’arxius
El canal adequat depèn de la mida, la sensibilitat i les polítiques del client. El correu electrònic pot ser suficient per a alguns documents, mentre que altres projectes exigeixen una plataforma, un repositori corporatiu o un procediment específic.
LinguaVox no ha d’afirmar que qualsevol canal és segur per definició. Abans de començar es pot acordar com s’enviaran els originals, com es lliuraran les traduccions i qui tindrà permisos. Les contrasenyes, si s’utilitzen, s’han de comunicar per un canal separat.
Dades personals i documents sensibles
Els expedients mèdics, laborals, judicials o acadèmics poden incloure identificadors i informació especialment delicada. S’han d’evitar còpies innecessàries i consultes sense anonimització quan aquesta sigui possible.
En documentació corporativa també hi pot haver secrets comercials, preus, fórmules, patents o informació prèvia a una operació. El gestor ha de conèixer el nivell de restricció per assignar el projecte i controlar els materials.
Eines de traducció i recursos lingüístics
Les memòries i glossaris poden contenir fragments del client. Per això s’han d’administrar com a recursos vinculats al compte i a l’ús acordat. No s’han de barrejar indiscriminadament amb bases generals.
Si el projecte utilitza traducció automàtica o un entorn al núvol, aquesta decisió s’ha de valorar d’acord amb la confidencialitat, les condicions del proveïdor i les instruccions. La postedició no s’ha de proposar automàticament per a informació sensible.
Control de versions i lliurament
Un risc freqüent és treballar sobre una versió antiga o enviar el fitxer equivocat. El client ha d’identificar l’original definitiu i comunicar canvis. LinguaVox controla noms, dates i estat dels arxius, però necessita instruccions clares quan hi ha moltes variants.
En el lliurament es comproven destinataris, fitxers i formats. Si cal paper, missatgeria o traducció jurada, s’acorda l’adreça i la persona receptora. Les còpies i terminis de conservació s’adapten al projecte i a les obligacions aplicables.
Incidències i comunicació
Si es detecta un enviament erroni, un accés no previst o una versió compromesa, la resposta ha de ser ràpida i documentada. Amagar una incidència augmenta el risc. Cal identificar què ha passat, limitar-ne l’abast i coordinar les mesures amb el client.
La millor prevenció és definir canals, responsables i versions abans de començar. Podeu indicar els requisits de seguretat en sol·licitar pressupost a contacte.
Confidencialitat en serveis orals i oficials
La protecció no afecta només els arxius. En interpretació, els professionals poden escoltar informació sensible durant reunions, auditories o actes oficials. En traducció jurada, els documents contenen sovint dades personals i segells. Les instruccions han de cobrir tant la preparació com el servei i el lliurament.
Preguntes freqüents
Podeu signar un acord de confidencialitat?
Sí, es pot revisar i formalitzar un acord adaptat al projecte. Ha de definir informació, parts, durada i obligacions de manera realista. Quan cal, les instruccions també es traslladen als professionals lingüístics assignats.
Qui accedeix als documents?
Només les persones necessàries per gestionar, traduir, revisar o produir el projecte. L’accés depèn de l’idioma, l’especialitat i l’abast. No es comparteix el document amb tota la xarxa de professionals.
Utilitzeu traducció automàtica amb documents confidencials?
No s’utilitza automàticament. Cal valorar contingut, risc, eines, condicions del proveïdor i instruccions del client. Si el projecte no és adequat per a aquest flux, es treballa amb traducció humana directa i els controls acordats.
Com he d’enviar un document sensible?
Indiqueu el nivell de sensibilitat i les polítiques de la vostra organització. Es pot acordar correu, plataforma o repositori específic segons el cas. Si s’utilitza una contrasenya, és preferible comunicar-la per un canal diferent.
Com controleu les versions?
Els arxius s’identifiquen amb noms, dates o estats i els canvis es registren. El client ha de confirmar quina versió és definitiva i destacar les modificacions. Una versió nova pot requerir traducció, revisió i maquetació addicionals.